De Algemene Ledenvergadering (ALV)
Frequentie van vergaderen. De VvE moet minstens één keer per jaar een ALV organiseren. Een ALV van een VvE is een vergadering met alle leden van de VvE of anders gezegd met alle eigenaren van het betreffende appartementsgebouw. Elke eigenaar ontvangt van tevoren een uitnodiging met een agenda waarin staat waarover besluiten moeten worden genomen. De ALV is het hoogste beslissingsorgaan binnen de VvE. Het bestuur neemt het initiatief voor de ALV en voorziet, binnen de wettelijke termijn, de leden van de agenda, de financiële stukken en overige relevante documenten.
Agendapunten. In deze ALV wordt in ieder geval de jaarrekening van het afgelopen jaar behandeld en geaccordeerd; worden besluiten genomen over de begroting voor het komende jaar; wordt de maandelijkse financiële VvE-bijdragen van de leden vastgesteld; de budgetten voor groot onderhoud bepaald en decharge verleend aan het bestuur. Decharge wil zeggen dat de ALV het door het bestuur gevoerde beleid over het afgelopen boekjaar goedkeurt.
Quorum. Om rechtsgeldige besluiten te kunnen nemen in de ALV is een quorumvereiste noodzakelijk. Dat wil zeggen dat een bepaald aantal eigenaren aanwezig moet zijn om rechtsgeldig te vergaderen. Dit quorum is vastgelegd in de splitsingsakte die van toepassing is. Bij verhindering kan een eigenaar via een schriftelijke volmacht iemand anders toestemming geven om voor hem/haar tijdens de ALV te stemmen.
Stemverhouding. Tijdens de ALV zijn alle eigenaren of gemachtigde stemgerechtigd. In de regel is een meerderheid van 50% voldoende om besluiten over de geagendeerde thema’s rechtsgeldig te verklaren.
Notulen. De secretaris van het bestuur of Administratief Beheerder notuleert de vergadering. De notulen worden door de secretaris of Administratief Beheerder gearchiveerd en tenminste 7 jaren bewaard.
Tekenbevoegdheid. Zonder toestemming van de ALV kan het bestuur geen grote uitgaven doen tenzij deze vooraf zijn geaccordeerd door de ALV en vastgelegd in de notulen van de ledenvergadering.
Vaak bestaat er ook een door de ALV vastgelegde tekenbevoegdheid voor kleine uitgaven. Dit om te voorkomen dat voor elke kleine uitgaven de ALV telkens bijeen zou moeten komen om toestemming te geven voor de uitgaven. Denk hierbij aan uitgaven voor kleine reparaties (bijvoorbeeld defecte deur) of aankopen (bijvoorbeeld reserve lampen).
Huishoudelijk Reglement. De ALV stelt ook een Huishoudelijk Reglement (HHR) samen. In het HHR staan onderlinge afspraken die niet in de splitsingsakte zijn vastgelegd. Denk hierbij bijvoorbeeld aan afspraken over veiligheid, geluidsoverlast en orde en netheid in het gebouw, wat wel en niet op balkons kan, welke zonwering toegestaan is etc.